先日、お客様から入管からの追加書類について相談がありました。ある特定技能1号外国人が、一身上の都合で退職した際の届出のことです。
退職に係る書類を準備していた頃、四半期ごとの定期的届出の期限も迫っていました。定期的届出の期限は10月14日であったところ、この退職に係る届出と併せ、一緒に10月5日に投函したとのことです。
その後、10月6日の日付で、入管より追加書類提出を求める通知書が届き、所定の届出書類の期限が過ぎているため、追加で「陳述書」と「退職に至った経緯の説明書」を提出する旨の通知書でした。
退職日が9月20日、提出日が10月5日。14日を過ぎているというなら、たった1日ではないか、と憤懣やるせない阿蘇山大爆発的勢いでお怒りです。
ここで気を付けたいのは、退職に係る届出は随時の届出、定期的届出はその名の通り定期的な届出です。随時の届出は「事由が生じた日から14日以内」です。この事例で言うと、10月3日までに届けなければならなかったということになります。つまり退職日の9月20日が起算点となります。たった1日、と思っていたら、既に2日も過ぎていた、ということです。
定期的な届出は端に置いておいて、もちろん罰則もあるこの届出ですので、随時の届出を優先すべきでした。ここで「既に」と言ってしまいましたが、特定技能所属機関からしたら、厳格であることには変わりがありません。しかも期限までに提出していたら出さなくてよかった書類、「陳述書」と「退職に至った経緯の説明書」まで作成しなければならない、といった不利益まで出てしまいました。その際、自発的離職を立証するために、届出人から一筆取った退職届も備えておくことも重要です。当該お客様は、社内フォーマットできちんと届け出てもらっていました。セーフ！(大汗)
受入機関適合性に関わる欠格事由には、「特定技能外国人の活動状況に係る文書作成、据え置き期間等に関するもの」が省令で定められていますので、認識と周知徹底をお願いします。